3. 忘年会をより楽しくスムーズに進めるための当日の流れと注意点
会場には早めに到着してお出迎え。出欠と会費はチェックリストに記入
幹事は、誰よりも早く会場入りしなければいけません。あまり早過ぎても会場に迷惑がかかるため、 20縲鰀30分前を目安に会場入りして、まずはお店の担当者にあいさつをしましょう。
参加者が到着したら、出迎え・席案内・出欠チェックを行います。 到着段階で会費を回収する場合は、スムーズに受け取りチェックできるようにしておきましょう。
また、出席者名簿は必ず印刷し、会費のお釣り用に紙幣や硬貨を準備しておくとより安心です。
同僚や店舗の方へ感謝の気持ちを込めた幹事のあいさつ例
幹事のあいさつは「自己紹介」「忘年会の目的に沿った言葉」「協力者やお店などへの感謝の言葉」の3つで構成するとスムーズです。 またその後、上司があいさつを行うため、できるだけ手短に行いましょう。
本日幹事を務めさせていただきます、●●課の●●です。
昨年幹事の●●先輩にも協力していただき、このようなおしゃれなお店にて、開催することができました。
大いに食べて、飲んで、話して、楽しみましょう。
あいさつを行う際には、キーマンがそろっていれば全員がそろっていないとしても、時間が来たら始めるようにします。
進行のコツとは？乾杯・食事・歓談・余興・締めは進行表を見つつテンポよく遅延なく
忘年会に限ったことではありませんが、司会進行はどうしてもやや遅れがちになるものです。 そういった事態を防ぎ、テンポよく進めるための注意点を確認しておきましょう。
- 人の名前や役職は、話す前にもう一度確認する（緊張すると間違う可能性がある）
- 進行表（タイムスケジュール）を必ず確認しながら、臨機応変にタイミングよく進める
- 料理の進み具合や歓談の盛り上がり具合を見て、席移動や余興のタイミングを決める
- ある程度料理が出そろってから余興の時間を設ける
- 上司に締めのあいさつを依頼している場合、5～10分前に一度声をかけておく（突然、振らないように注意）
- 会計は入店後すぐに行うのがベストですが、できていない場合、締めのあいさつの前に終わらせておく
また、幹事は自分が楽しむことよりも、周囲が楽しんでいるかを確認することが大切です。 一人でポツンと座っている人はいないか、ドリンクが空になっている人はいないか、料理は順調に出ているかなど、 周りの状況を確認して、問題があればすぐに対応できるよう心掛けましょう。
会計報告から忘れ物チェックや後片付けなどの退店対応も抜かりなく
上司の締めのあいさつが終わっても、幹事の仕事は終わりではありません。
- 会計が終了したことを報告
- 二次会の場所の案内
- 忘れ物がないか最終確認を行う
- 酔っている人の介抱を行う
- お店の人にお礼を述べる
ここまで全て終えた後、最後に退店します。
【コラム】上司からご厚志をいただいたら？その時点で報告を
上司が少し多めに会費を出してくれたなど、好意によるお金を「ご厚志」といいます。 ご厚志のお金は、そのままありがたく受け取り、忘年会のあいさつ中に報告するのがマナーです。
ご厚志よりもご芳志の方が改まった言い方になりますが、どちらを使っても構いません。
＜ご厚志の使い道＞
必ずしもいつ言わなければいけないといったルールはありません。 最も多いのは、最初のあいさつや乾杯のあいさつの前です。締めのあいさつ前は、場が盛り上がっており、 聞いていない、酔って覚えていないといったケースも考えられるため、できるだけ最初に伝えるようにしましょう。 また、報告する際には、具体的な金額を言わないこともマナーです。
＜ご厚志をいただいたことを報告するタイミング＞
ご厚志は上司の好意であり、何に使っても構いません。一般的には宴会代に還元したり、 二次会費用に使ったりするケースがほとんどです。1万円以上残った際には、来年の忘年会や新年会などに持ち越すとよいでしょう。 その際は、上司に来年の忘年会（新年会）で使わせていただきます、と報告しておきましょう。 次回の幹事にもその旨を忘れずに伝えます。